4.8 Az átadási napok megszervezése

Ez egy izgalmas logisztikai feladvány. Ha már kitaláltuk, hogy milyen rendszerben szeretnénk lebonyolítani az átadási napokat, pl. a termelők közvetlenül adják át a rendeléseket, vagy az önkéntesek válogatják össze a rendeléseket, akkor át kell gondolnunk a rendszert: Milyen elemekből és hogyan épülnek fel a munkafolyamatok és ehhez milyen technikai és emberi kapacitásra lesz szükség. Ilyen elemek és folyamatok egyebek között a nyitás, helyszín berendezése, áruk átvétele, hűtők előkészítése, táblázatok összeállítása, átadás pontos folyamatának meghatározása. Hol fog ez megtörténni? Elég-e ehhez annyi asztal, amennyi van? Hogyan mozognak a termékek és hogyan az emberek?

Valójában az átadási nap folyamatának megtervezése rá fog mutatni arra, hogy az egész hetet meg kell tervezni. Mert ahhoz, hogy zökkenőmentesen megvalósuljon az átadási nap, néhány dolgot elő kell készíteni az előző napokban. Ahhoz pedig, hogy a közösség élete működjön, az egész folyamatot érdemes majd megtervezni.

Ha elkészítjük a közösség üzleti modelljét, akkor az jó segítség lesz a folyamataink megtervezéséhez.

Ne essünk kétségbe, ha az első átadási napon nincs minden kitalálva. A vevők és a termelők türelmesek lesznek. Fő, hogy vidámak maradjunk, és az összes nehézséget jegyezzük fel. Ezek lesznek tervezési folyamatunk következő lépésének az alapanyagai. Sokkal többet fogtok már tudni az átadási napról, miután egy-két napon túl lesztek.

Ennek a munkafolyamatnak a tervezését is érdemes közösségben elvégezni. Ekkor ugyanis mindenki a sajátjának fogja érezni azt, amit kitaláltok és abban lesz érdekelt, hogy jól menjenek a dolgok. Ha van olyan önkéntesünk, segítőnk, aki logisztikai tudással rendelkezik, akkor se bízzuk rá a folyamataink kitalálását. Hiszen ha önállóan tervez,  a többiek jó eséllyel nem fogják érteni mi miért történik.

Az átadási folyamat kitalálása egyébként izgalmas feladat. Jókat lehet ötletelni közben. Ezzel kapcsolatban van egy kulcs kérdés, aminek a meghatározása mérföldkő lesz: Mikor legyen az első átadási nap?  Ekkortól ugyanis minden héten, vagy az általatok meghatározott rendszerességgel, működtetni kell a rendszert. Az első átadási nap dátumának meghatározása segíti azt, hogy az előkészítési folyamatok ne húzódjanak el végtelen hosszan.

Érdemes időt szánni a szervezői csoport kialakulására, majd a feltételek biztosítására. Mi annak idején 3 hónapot adtunk magunknak attól számítva, hogy kimondtuk: elindulunk. Az időtávokat  minden közösség maga határozza meg, de érdemes kitűzni előre a nyitási időpontot!